PROPLAN promove ações para sensibilizar os setores da universidade a atuar na gestão de riscos

Toda organização atua em circunstâncias que podem gerar riscos e prejudicar as atividades exercidas. Para minimizar esses efeitos, é necessário trabalhar com gestão de riscos. Na Universidade Federal do Cariri (UFCA), a Pró-reitoria de Planejamento e Orçamento (PROPLAN), por meio da Coordenadoria de Transparência, Governança e Gestão de Riscos (CTGR), é o setor que pretende auxiliar todas as unidades acadêmicas e administrativas da instituição para que cada uma se capacite a atuar na gestão de riscos.

Conforme o coordenador de Transparência, Governança e Gestão de Riscos, Tiago de Alencar Viana, o trabalho com gestão de riscos na universidade iniciou ainda em 2016 com a criação de uma rede de trocas de experiências e busca de boas práticas, além do início da elaboração da Política de Gestão de Riscos da UFCA. Em maio de 2017, o documento foi concluído e aprovado no Conselho Superior Pro tempore (CONSUP). A política estabelece princípios e diretrizes para a gestão de riscos da UFCA, que serão aplicados por todos os setores administrativos e acadêmicos.

Os riscos, de acordo com Tiago Alencar, podem ser de vários tipos. Os riscos de imagem/reputação são relativos a situações que podem comprometer a confiança da sociedade em relação à capacidade do órgão em cumprir a missão institucional; os riscos financeiros ou orçamentários dizem respeito às situações que podem comprometer a capacidade da instituição de contar com os recursos financeiros necessários à realização de suas atividades ou eventos que possam comprometer a execução orçamentária, como atrasos no cronograma de licitações.

Os riscos legais estão relacionados a situações derivadas de legislações ou normativas que podem comprometer as atividades da instituição. Já os riscos operacionais são relativos a eventos que podem comprometer as atividades do órgão, geralmente associados a falhas, deficiência ou inadequação de processos internos, pessoas, infraestrutura e sistemas.

Ações

Após a aprovação da política, foram iniciados os trabalhos. O primeiro foi o mapeamento de objetivos e riscos na Secretaria de Acessibilidade. Em julho iniciou-se o mapeamento de objetivos e riscos dos Núcleos de Gestão das Pró-reitorias de Ensino; Pesquisa, Pós-graduação e Inovação; Cultura; Extensão; e Planejamento e Orçamento; do Gabinete da Reitoria; e da Secretaria dos órgãos Deliberativos Superiores. De acordo com Tiago Alencar, esse mapeamento consiste em levantar e/ou definir os objetivos dos setores, alinhando com os objetivos estratégicos da instituição e, em seguida, identificar, avaliar e classificar riscos inerentes aos objetivos mapeados.

Conforme a Política de Gestão de Riscos, essas atividades fazem parte do trabalho que deverá ser feito sistematicamente com os setores. Ao todo, cada setor deve passar por sete etapas para começar a gerenciar os riscos. As etapas são: comunicação e consulta; estabelecimento do contexto; identificação de riscos; análise de riscos; avaliação de riscos; tratamento de riscos; e monitoramento e análise crítica.

Esse trabalho, no entanto, só começa a ser realizado após o mapeamento dos processos institucionais pela Coordenadoria de Gestão de Projetos e Processos (CGPP), também da PROPLAN. Segundo Tiago Alencar, a CGPP tem trabalhado como parceira na implantação da gestão de riscos, já que, conforme o modelo escolhido para a UFCA, o gerenciamento dos riscos só tem como ocorrer após identificar quais são os processos do setor. Nos próximos meses, as duas coordenadorias continuarão a entrar em contato com os setores para prosseguir com o trabalho de mapeamento de processos, objetivos e riscos.

Processos

A coordenadora de Gestão de Projetos e Processos da PROPLAN, professora Jeniffer de Nadae, explica que os processos norteiam a instituição para que se chegue aos resultados desejados. “A gestão por processos tem a função de alavancar os servidores para um aperfeiçoamento de seus processos de trabalho, gerando mais resultados à instituição. Para isso se consolidar, se faz necessário uma mobilização dos servidores envolvendo o conhecimento, a análise, a mudança e o monitoramento das rotinas de trabalho”, orienta.

Os processos são um conjunto de atividades que estão correlacionadas em forma de cadeia, que geram um fluxograma, ordenadas no espaço e no tempo, com o objetivo de se chegar a um produto final. Na UFCA, a gestão por processos tem funcionado a partir de algumas etapas. “De início, abordam-se os principais conceitos utilizados na gestão por processos. Logo em seguida expomos o mapa estratégico da universidade e mostramos onde o setor se encontra. Os objetivos do setor estão estruturados em três categorias e, por fim, o fluxograma e o mapa de rotina de cada processo”, explica Jeniffer.

A gestão por processos, conforme a professora, permite uma maior clareza da realidade de trabalho da instituição por parte dos gestores. Essa clareza contribui para a identificação de possíveis barreiras ou eventos que possam impedir ou prejudicar o alcance dos resultados. É a partir disso que entra a relação com a gestão de riscos. Depois do mapeamento dos processos institucionais, é realizada a identificação, avaliação, classificação, controle e monitoramento desses eventos, por meio da Gestão de Riscos.

Pilares

A atuação da gestão de riscos na UFCA, além do trabalho da CTGR, conta com mais dois pilares: o Comitê de Governança, Riscos e Controle – formado pelo reitor, vice-reitor, pró-reitores, diretores acadêmicos e administrativos e o coordenador da CTGR – e o GTT de Gestão de Riscos. O primeiro foi aprovado junto com a Política de Gestão de Riscos e tem como objetivo promover a implementação da gestão de riscos na universidade. Já o segundo é uma espécie de órgão consultivo, criado pelo comitê, para dar apoio com estudos e pesquisas sobre o tema.

Glossário

Na UFCA, devido ao início recente da implementação da gestão de riscos, os termos relacionados ao tema ainda geram dúvidas. Para auxiliar a integração do processo de riscos à gestão da UFCA, incorporado à cultura organizacional e às práticas de gestão, a Diretoria de Comunicação, em parceria com a PROPLAN, preparou um vídeo que explica algumas definições utilizadas por quem atua com gestão de riscos.