Etapas de Gestão de Processos

A etapa inicial da gestão por processos na UFCA consiste na identificação, levantamento e alinhamento dos processos organizacionais junto às unidades administrativas e acadêmicas.

Atualmente, essa etapa é realizada por meio de uma abordagem colaborativa e orientada, conduzida pela equipe da Coordenadoria de Gestão de Projetos e Processos (CGPP).

O processo inicia-se com a realização de uma reunião com o setor, na qual são apresentados os conceitos e a metodologia de gestão por processos adotada pela UFCA. Nesse momento, busca-se promover o entendimento sobre a importância da gestão por processos, seus objetivos institucionais e os benefícios esperados para a unidade.

Na sequência, é realizado um momento de capacitação, no qual os participantes são orientados quanto às principais ferramentas e técnicas utilizadas, como a estruturação dos processos, identificação de entradas e saídas, definição de responsabilidades e organização das atividades.

Após essa etapa formativa, inicia-se o levantamento dos processos do setor, que é realizado de forma colaborativa por meio de uma planilha específica. Essa planilha permite o registro estruturado das informações essenciais de cada processo, contribuindo para a padronização e organização dos dados.

Por fim, os processos levantados passam por uma etapa de validação junto ao setor, garantindo que as informações registradas representem fielmente a realidade das atividades executadas. Essa validação é fundamental para assegurar a consistência dos dados e subsidiar as etapas posteriores de mapeamento, análise e melhoria dos processos.

Link para acesso ao documento: Método de priorização de Processos para Gerenciamento de Riscos da UFCA.

Com base nas informações obtidas na etapa anterior, avançamos para o mapeamento dos processos. Utilizamos uma planilha SIPOC/5W1H, desenvolvida pela PROPLAN e DTI, para registrar os detalhes e características de cada processo. Essa planilha permite extrair dados no formato XPDL, que serão lidos pela ferramenta Bizagi, utilizada para modelar os processos na UFCA. O objetivo é obter uma visão clara e completa dos processos em vigor.

Uma vez preenchida a planilha SIPOC/5W1H e modelados os processos na ferramenta Bizagi, passamos para a etapa de análise e validação. A CGPP e os setores responsáveis pelos processos revisam e verificam a correta descrição e o alinhamento dos fluxos. Essa etapa garante a consistência e a confiabilidade dos processos identificados.

Na quarta etapa, a Coordenadoria de Transparência, Governança e Gestão de Riscos (CTGR/PROPLAN) entra em ação para gerenciar os riscos dos processos. São identificados eventos de riscos, suas causas e consequências, e elabora-se um plano de controle para mitigá-los. O monitoramento e a análise crítica dos riscos são fundamentais para garantir a segurança e a efetividade dos processos na UFCA.

Prosseguindo para a quinta etapa, focamos na coleta de indicadores e métricas dos processos-chave da UFCA. Com base nas informações obtidas nas etapas anteriores, definimos quais processos são considerados estratégicos para a instituição. A coleta de indicadores e métricas dos processos-chave da UFCA é essencial para acompanhar o desempenho e a eficácia desses processos. Essas informações nos ajudam a identificar pontos fortes, oportunidades de melhoria e a tomar decisões embasadas em dados. Com base nesses indicadores, a UFCA pode ajustar suas estratégias e prioridades, visando a excelência operacional.