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Pró-Reitoria de Administração

A Pró-Reitoria de Administração (PROAD) é uma unidade da Administração Superior da Universidade Federal do Cariri (UFCA), responsável pela gestão de compras e contratações, de materiais e patrimônio e da execução financeira e contábil. Tem como objetivo proporcionar condições para o desenvolvimento das atividades de ensino, pesquisa, extensão e cultura da UFCA, com base nos princípios de uso racional dos recursos públicos, possibilitando a realização das atividades universitárias de forma integrada com os condicionantes ambientais e em sintonia com os interesses da sociedade. 

Atribuições

  • Acompanhamento das ações de auditoria interna;
  • Elaborar o Boletim Interno desta Pró-reitoria;
  • Articular a comunicação nas coordenadorias da Pró-Reitoria,
  • Preparar pautas das reuniões promovidas pelo Pró-Reitor;
  • Manter atualizado o banco de dados de informações dos servidores da UFCA lotados na PROAD;
  • Receber, acompanhar e dar prosseguimento aos processos recebidos no SIPAC da PROAD;
  • Dar apoio logístico ao Pró-Reitor de Administração, e seu substituto legal, na execução de suas atividades institucionais;
  • Controlar e arquivar a frequência dos coordenadores e chefes de núcleo lotados na Pró-Reitoria;
  • Preparar e controlar a escala de férias anual do pessoal lotado na Pró-Reitoria;
  • Expedir documentos relativos a requisição de passagens, diárias e ajuda de custo do Pró-Reitor e seu substituto legal;
  • Manter atualizadas as informações da página eletrônica da Pró-Reitoria;

  • Controlar o registro das informações e os documentos que instruem os processos administrativos para apuração de irregularidades e os demais processos que venham a tramitar no setor;
  • Oferecer suporte administrativo e técnico durante todo o trâmite do processo de apuração de irregularidades, ocorridas nos certames licitatórios, na execução dos contratos administrativos ou em decorrência destes, principalmente:
    - na elaboração dos memorandos de abertura do processo administrativo para apuração de irregularidades, seja por parte das Coordenadorias que compõe a PROAD, seja por parte de outros setores da UFCA responsáveis pela fiscalização de contratos;
    - na elaboração de minutas de despachos do Pró-Reitor do Administração;
  • Oferecer suporte administrativo e técnico durante todo o trâmite dos processos de substituição de marca/modelo e de prorrogação de prazo de entrega dos itens licitados, bem como nos processos de reajuste de preços;
  • Elaborar certidões para o registro dos fatos;
  • Elaborar memorandos e ofícios de modo a favorecer a comunicação interna e externa, respectivamente;
  • Elaborar notificações para apresentação de defesa ou para interposição de recurso por parte das licitantes, adjudicatárias ou contratadas, como garantia ao exercício dos direitos à ampla defesa e ao contraditório, e encaminhá-las às respectivas empresas;
  • Encaminhar os atos administrativos para publicação oficial, quando necessário.
  • Oferecer suporte no registro de sanções administrativas nos cadastros de fornecedores, a exemplo do Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores (SICAF) e dos cadastros de fornecedores dos órgãos de controle;
  • Oferecer suporte administrativo e técnico na elaboração dos despachos do Pró-Reitor de Administração relativos a outras matérias inerentes às contratações públicas;

À Coordenadoria Executiva compete desempenhar funções de apoio à Pró-Reitoria de Administração, executando as atribuições administrativas nas áreas de desenvolvimento, execução e controle descritas a seguir:

Divisão de Normatização e Controle Interno

  • Elaborar e manter manuais e normas dos processos inerentes à Pró-Reitoria;
  • Elaborar e manter formulários e procedimentos para fixação de padrões;
  • Elaborar e manter checklists para otimização dos controles internos
  • Acompanhar rotinas de controle interno;
  • Analisar conformidade de processos licitatórios;
  • Emitir Relatórios de Licitação;
  • Homologar licitações;
  • Publicar resultado das licitações;
  • Divulgar Orientações Administrativas;
  • Prestar assessoria direta ao Pró-reitor quanto às questões de legislação, normas e procedimentos.

 

Divisão de Controle Orçamentário

  • Solicitar e acompanhar a liberação de limite orçamentário;
  • Acompanhar a execução das despesas e receitas;
  • Realizar a alocação orçamentária no sistema próprio de orçamento;
  • Emitir Boletim para autorização de despesas;
  • Elaborar periodicamente quadros demonstrativos da evolução da receita e da despesa;
  • Consolidar informações para o Relatório de Gestão naquilo que é de competência da PROAD;

Fiscaliza os serviços terceirizados com mão de obra exclusiva através de suas divisões: Divisão de Apoio Administrativo, Divisão de Limpeza e Zeladoria, Divisão de Vigilância e Segurança.
À Coordenadoria de apoio às compras compete coordenar, orientar, analisar e controlar todos os processos de aquisições de bens e serviços comuns que dão entrada na Pró-Reitoria de Administração, com as atribuições a seguir:

Divisão de Análise de Processos

  • Analisar conteúdo e adequações dos Termos de Referência, Projetos Básicos e pesquisas de preço, observando as normas e a legislação específica;
  • Aplicar check-list para verificação da conformidade documental na instrução dos processos (Licitações, Dispensas, Inexigibilidades , Adesões, etc);
  • Elaborar despachos para os setores demandantes, quando há necessidade de alteração na instrução do processo;
  • Encaminhamento dos processos aos respectivos destinos, com registro de cada trâmite obedecido;
  • Atender e informar as partes interessadas sobre o andamento de processos e documentos;
  • Encaminhar processos de dispensa, inexigibilidade e adesão para a emissão de parecer jurídico;
  • Realizar cotação eletrônica dos processos de dispensa de licitação em razão do valor para aquisição de bens comuns;
  • Divulgar no SIASG e fazer a respectiva publicação, quando for o caso, de todas as aquisições provenientes de dispensa e inexigibilidade de licitação;
  • Encaminhar processos de dispensa , inexigibilidade e adesão para empenho.

Divisão de Planejamento e Controle de Compras

  • Coordenar as atividades de planejamento, estabelecendo políticas, implantação dos controles necessários à obtenção dos planos de compras;
  • Manter política de atualização dos catálogos para aquisição de materiais permanentes e de consumo;
  • Acompanhar e Controlar todos os processos de aquisições de bens e serviços comuns, realizando lançamento das informações em planilha especifica para conhecimento da comunidade através do site da UFCA;
  • Executar outras atividades inerentes a sua área de competência.

A Coordenadoria de contabilidade e finanças compete, através de suas divisões, organizar, controlar e executar as atividades referentes à administração financeira, orçamentária e contábil da Universidade Federal do Cariri (UFCA).

Divisão de Execução Orçamentária

  • Emitir, reforçar e anular saldos das notas de empenho;
  • Acompanhar e controlar a execução orçamentária, com base em seus registros e demonstrativos fornecidos pelas unidades sob seu controle;
  • Receber e conferir os processos licitatórios para fins de emissão das respectivas notas de empenho;
  • Proceder, no final de cada exercício, ao levantamento de restos a pagar, correspondentes ao exercício que se encerra;
  • Realizar a manutenção de saldos de restos a pagar de anos anteriores;

 

Divisão de Contabilidade

  • Realizar o registro da liquidação da despesa;
  • Conferir as informações referentes ao fornecedor e ao montante exato a pagar com base no empenho contratado;
  • Verificar o ateste do demandante na documentação referente à entrega do bem ou da prestação do serviço;
  • Verificar o cumprimento das exigências legais, no que se refere a tributação;
  • Efetuar os cálculos das retenções tributárias;
  • Receber a folha de pagamento de bolsas e de ajuda de custo;
  • Verificar a documentação pertencente ao processo de ajuda de custo e bolsas;
  • Realizar lista de credor referente a bolsas e ajudas de custos.
  • Registrar sinteticamente os atos e fatos de natureza contábil;

 

Divisão de Conformidade de Gestão

  • Verificar se os registros dos atos e fatos de execução orçamentária, financeira e patrimonial efetuados pela Unidade Gestora foram realizados em observância às normas vigentes;
  • Verificar a existência de documentação que suporte os lançamentos efetuados no sistema, bem como se as informações foram inseridas corretamente;
  • Identificar as inconformidades e sugerir soluções para os ajustes dos registros de todos os documentos emitidos no SIAFI;
  • Registrar no SIAFI a análise diária da Conformidade de Registro de Gestão;

 

Divisão de Execução Financeira

  • Emitir ordens bancárias;
  • Providenciar o registro e processamento dos documentos de despesas a pagar;
  • Emitir guias relativas a receitas, depósitos, cauções, consignações e retenções fiscais consoantes a legislação e as normas vigentes;
  • Registrar as receitas arrecadadas pela UFCA através da rede bancária oficial;
  • Receber, acompanhar e dar prosseguimento aos processos recebidos;
  • Fazer pagamento de despesas por meio do SIAFI;
  • Providenciar ordem bancária de pagamento referente a auxílio-funeral;
  • Calcular, mensalmente, o valor do PASEP;
  • Apropriar e executar o pagamento de diárias no sistema SCDP;
  • Atender ao público prestando informações sobre andamento de processos;
  • Emitir comprovantes de retenção de tributos para os fornecedores;
  • Consultar a situação da regularidade fiscal dos fornecedores.
  • Prestar assessoria e preparar informações econômica e financeira;

 

Divisão de Processos Contábeis

  • Controlar os fluxos de documentos contábeis;
  • Proporcionar acesso rápido aos documentos, garantindo agilidade na execução das atividades financeiras e orçamentárias.
  • Preservar os documentos que integram o acervo documental da Coordenadoria supramencionada;
  • Contribuir para atender às demandas de acesso à informação.

À Coordenadoria de Contratos compete, através de suas divisões, orientar, acompanhar, controlar e executar as atividades inerentes aos contratos e atas de registro de preços 

Divisão de Gestão de Contratos

  • Formalizar os contratos, inclusive os de concessão de uso de imóveis, bem como seus respectivos termos aditivos e apostilamentos, referentes a: prorrogações, repactuações, reajustes, reequilíbrios, acréscimos, supressões e rescisões;
  • Controlar a vigência dos contratos, inclusive os de concessão de uso de imóveis, bem como seus respectivos termos aditivos, mantendo os gestores informados com, no mínimo, 3 (três) meses de antecedência do seu encerramento;
  • Orientar os coordenadores, gestores e fiscais na execução dos contratos;
  • Efetuar o gerenciamento geral dos contratos, inclusive os de concessão de uso de imóveis;
  • Solicitar a designação de gestores e fiscais dos contratos, para emissão de portaria;
  • Elaborar documentos para instrução dos processos de contratações e alterações contratuais, bem como prestar orientações e informações às unidades gestoras;
  • Preparar portarias de fiscalização de contratos;
  • Elaborar memorandos circulares com orientações sobre os normativos relativos ao exercício das atividades administrativas no âmbito da gestão e fiscalização dos contratos firmados pela Universidade Federal do Cariri.

 

Divisão de Acompanhamento e Controle

  • Efetuar publicações dos extratos de instrumentos contratuais e seus aditivos, bem como das Atas de Registro de Preços, via Sistema de Gestão de Contratos (SICON) na rede SERPRO ou através do Sistema de Eletrônico do envio de Matérias (INCOM - Imprensa Nacional);
  • Gerar os cronogramas de cada Contrato no SIASG/SICON;
  • Realizar aditamento do Cronograma a cada alteração contratual e realizar registro dos valores no SICON;
  • Oferecer suporte técnico junto aos fiscais quanto ao lançamento das medições das Notas Fiscais no Sistema SIASG;
  • Publicar e atualizar periodicamente as informações relacionadas aos Contratos e Atas de Registro de Preços na Página Oficial da UFCA;
  • Distribuir, aos fiscais, instrumentos de Contrato, Termo Aditivo, Apostilamentos, garantias contratuais entre outros documentos;
  • Efetuar o controle e o acompanhamento das garantias contratuais quanto ao prazo e vigência;
  • Informar e orientar os fiscais quanto as eventuais irregularidades na prestação da garantia, especialmente quanto aos prazos e coberturas previstos em Contrato e edital, bem como orientá-los a realizar o encaminhamento ao setor competente para o devido registro contábil;
  • Providenciar recolhimento de assinaturas e realizar encaminhamento de diversos documentos produzidos pela Coordenação de Contratos tais como contratos, termos aditivos entre outros;
  • Manter atualizadas as informações para a gestão dos contratos.

 

Divisão de Gestão de Atas de Registro de Preços

  • Elaborar das Atas de Registro de Preços e encaminhá-las para a assinatura dos fornecedores;
  • Registrar no sistema SIASG a vigência dos itens homologados nas Atas de Registro de Preços;
  • Elaborar e encaminhar memorandos aos setores demandantes informando os itens e quantitativos homologados nos Pregões Eletrônicos SRP;
  • Realizar o controle de Saldo de empenho referente às Atas de Registro de Preços;
  • Analisar as solicitações de empenho recebidas dos setores demandantes, referentes a Atas de Registro de Preços, e informar a disponibilidade de saldo à Coordenadoria de Planejamento e Controle Orçamentários;
  • Manter atualizadas as informações para a gestão de Atas;
  • Gerenciar o acompanhamento dos prazos de vigência das Atas;
  • Verificar a validade das propostas vencedoras nos certames licitatórios relativos aos pregões das Atas de Registro de Preços e solicitar a revalidação das referidas propostas, quando necessário;
  • Abrir e encaminhar processo de apuração de irregularidades em face das empresas vencedoras dos certames licitatórios que se recusarem a assinar as Atas nas condições estabelecidas na proposta.

A Coordenadoria de Licitações compete, através das suas divisões e da Comissão Permanente de Licitação, planejar, organizar, coordenar, controlar e executar as atividades inerentes aos processos licitatórios. 

Divisão de Apoio Administrativo

  • Analisar e despachar processos da Coordenadoria de Compras
  • Receber processos e elaborar editais de licitação;
  • Fiscalização do contrato com a empresa EBC (Publicação de Edital em jornal de grande circulação);
  • Elaborar despachos para os setores demandantes, destinados a esclarecer, complementar ou alterar o processo para Elaboração de Edital;
  • Lançar no site compras governamentais as IRP (Intenção de Registro de Preço), acompanhá-las e finalizá-las;
  • Encaminhar editais de licitação para a emissão de parecer jurídico, efetuando, após aprovação, a publicação dos mesmos;
  • Realizar consultas junto ao setor interessado no produto ou serviço a ser contratado, visando esclarecer dúvidas relacionadas à qualidade e ao atendimento das especificações constantes no edital da licitação;
  • Lançar o dados do edital no site comprasgovernamentais para Publicação;

 

Divisão de Execução de Licitações

  • Promover reuniões para analisar, julgar e planejar o fluxo dos processos;
  • Efetuar, quando julgar necessário, diligência destinada a esclarecer ou complementar a instrução do processo;
  • Manifestar interesse em IRP como órgão Participante e acompanhá-la até fase de Confirmação;
  • Promover o credenciamento dos licitantes interessados em participar de sessão pública presencial de Licitação (Concorrência, Tomada de Preços e Pregão Presencial);
  • Executar o Certame Licitatório.
  • Acolher, analisar e responder os pedidos de Esclarecimentos, Impugnações e avisos nos termos da legislação vigente;
  • Receber, examinar e julgar propostas de preço e documentos de habilitação;
  • Encaminhar as propostas para Setor Demandante e receber Termos de Aceite e Recusa;
  • Receber e julgar recursos interpostos relacionados às fases de habilitação e de julgamento de proposta dos concorrentes;
  • Voltar fases do Pregão Eletrônico.
  • Adjudicar Licitante Vencedor.
  • Providenciar o saneamento de processos licitatórios decorrentes das diligências realizadas por comissão especial responsável pela análise de cada processo antes de sua homologação.
  • Encaminhar à Pró-Reitoria os processos licitatórios conclusos para homologação;
  • Responder Relatórios da Auditoria e TCU;

  • À Coordenadoria de Materiais e Patrimônio compete, através de suas divisões, programar, organizar, orientar, controlar e executar as atividades inerentes à administração de material (patrimonial e de expediente).

 

Divisão de Patrimônio

  • Proceder à incorporação do material permanente de propriedade da UFCA, adquirido sob qualquer modalidade, à vista de documentação permanente;
  • Adotar medidas necessárias à incorporação (tombamento) de bens móveis, imóveis e semoventes de propriedade da UFCA, bem como relativas a seu completo cadastramento no sistema de gestão patrimonial;
  • Atribuir para toda a UFCA os números de registro patrimonial (tombos) dos bens móveis, imóveis e semoventes cadastrados;
  • Promover no sentido de serem identificados através de placas, etiquetas ou outros recursos semelhantes disponíveis, os bens móveis, imóveis e semoventes da UFCA;
  • Distribuir os bens móveis da UFCA, de acordo com o planejamento estratégico da coordenadoria e a demanda solicitada;
  • Recolher e encaminhar os patrimônios, porventura, danificados para o devido conserto, quando o mesmo for viável;
  • Promover a identificação e triagem dos bens móveis, imóveis e semoventes suscetíveis de baixa, orientando quanto à abertura de processos e ao acompanhamento de sua tramitação;
  • Supervisionar a emissão periódica dos termos de responsabilidade e a emissão anual dos inventários físicos, propondo as medidas corretivas adequadas, de acordo com a legislação vigente;
  • Organizar e manter o registro analítico dos bens patrimoniais de propriedade da UFCA, contendo todos os elementos necessários à perfeita caracterização de cada um deles e dos agentes responsáveis por sua guarda e movimentação;
  • Acompanhar as alterações de quaisquer dados cadastrais relativos aos bens móveis, imóveis e semoventes, fornecendo os elementos necessários para atualização dos assentamentos de controle patrimonial;
  • Gerar mensalmente o Relatório de Movimentação de Bens (RMB) e o Relatório de Depreciação e encaminhar para a Coordenadoria de Contabilidade e Finanças da UFCA, para os devidos registros no SIAFI.

 

Divisão de Materiais

  • Planejar aquisições de materiais de consumo de expediente;
  • Proceder com o processo de aquisição de material de expediente
  • Solicitar materiais da Universidade aos fornecedores através do envio da nota de empenho;
  • Promover ao fornecedor as informações necessárias para que haja o cumprimento das especificações e condições técnicas fixadas nas ordens de fornecimento e nos contratos de compra;
  • Promover, junto aos fornecedores, os entendimentos necessários ao cumprimento dos prazos de entrega fixados;
  • Registrar as ocorrências relativas à quantidade, à qualidade, ao prazo de entrega e a outros detalhes verificados na entrega de materiais;
  • Advertir as firmas quanto ao não cumprimento das exigências do processo de licitação, registrar as ocorrências das firmas e solicitar abertura de processo administrativo para apuração de irregularidades, junto ao setor responsável;
  • Receber e conferir os materiais adquiridos pela Universidade;
  • Providenciar a realização, junto com o setor demandante do material, de testes para verificar o cumprimento dos requisitos técnicos a serem satisfeitos pelos materiais adquiridos;
  • Aceitar ou rejeitar material entregue pelos fornecedores;
  • Conferir e enviar para pagamento a nota fiscal de material adquirido e recebido;
  • Registrar no sistema informatizado a movimentação de entrada e saída de material de consumo;
  • Acondicionar e estocar material sob condições tais que não modifiquem sua qualidade ou seu estado físico;
  • Elaborar relatório mensal de movimentação de material de almoxarifado;
  • Fazer o inventário anual de material de expediente, em estoque, do Almoxarifado;
  • Providenciar e controlar a entrega de material de expediente aos órgãos requisitantes.